FLOY Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppaneiden tietosuojaseloste

Henkilötietolainsäädännön ja General Data Protection Regulation (GDPR) -asetuksen mukainen tietosuojaseloste.
Kaikki FLOY Oy:n sivuston data ja sähköiset lomakkeet toimivat ssl-salauksen alla.
Päivitetty: 22.03.2019

1. REKISTERINPITÄJÄ:

FLOY Oy
Vaskihuhdantie 1-3 B14
00740 Helsinki
Y-tunnus: 2759704-6
puh. 040 4149 496

Rekisteriasioista vastaava henkilö:
Tommi Hämäläinen
FLOY Oy
Vaskihuhdantie 1-3 B14
00740 Helsinki
puh. 040 4149 496
tommi.hamalainen@floy.fi

2. REKISTERIN NIMI

FLOY Oy asiakas- ja yhteistyökumppaneiden tietosuojaseloste.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, sopimuksen täytäntöönpaneminen tai rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen sekä sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
  • asiakassuhteemme hoitaminen
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi palvelumme parantamiseksi.

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja käsitellään palvelun ja tuotteiden toimittamiseen, laskutukseen, asiakassuhteen hoitamiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin sekä tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen ja tuottamiseen sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistamiseen. Asiakassuhdetta koskevia tietoja säilytetään niin kauan kuin se on välttämätöntä mainitussa asiakassuhteessa tai valmistautumisessa mahdollisiin reklamaatioihin.

5. REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Henkilörekisteri sisältää henkilötietoja FLOY Oy:n asiakkaaksi ja/tai verkkopalveluiden käyttäjäksi rekisteröityneistä henkilöistä. Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
  • Henkilön tai yrityksen nimi ja yhteystiedot
  • Henkilöturvatunnus tai y-tunnus
  • Mahdollisten sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot, (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme)
  • Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
  • Tapahtuma- ja analyysitiedot
  • Asiakkuuteen tai jäsenyyteen liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, maksuttomien tuotteiden ja palveluiden tilaustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit).

6. REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Tietolähteenä ovat sekä rekisteröitymisen että asiakassuhteen yhteydessä asiakkaan itsensä antamat tiedot. Osa tiedoista (mm. käyttötiedot ja tapahtuma- ja analyysitiedot) saadaan asiakkaan käyttäessä rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita. Verkkosivuilla tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen täyttäessään lomakkeen sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

7. TIETOJEN LUOVUTUS

Tietoja ei rekisterinpitäjän toimesta luovuteta eteenpäin markkinointitarkoituksiin. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita FLOY Oy:n ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.
Sivustomme voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolien ylläpitämille sivustoille. FLOY Oy ei vastaa kolmansien osapuolien sivustojen sisällöstä tai yksityisyydensuojakäytännöistä. Suosittelemme, että tutustut huolellisesti jokaisen sivuston yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Mikäli rekisterin sisältämiä henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sitoutuu rekisterinpitäjä vastaamaan siitä, että siirto toteutetaan voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja että rekisteröidyille voimassaolevalla lainsäädännöllä taattu tietosuojan taso ei vaarannu.

8. REKISTERIN SUOJAUS

Tiedot kerätään FLOY Oy:n tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on tässä kohdassa mainitut oikeudet. Alla mainittuja oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti ja toimittaa allekirjoitettuna osoitteeseen:
FLOY Oy, Vaskihuhdantie 1-3 B14 00740 Helsinki.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstään saada Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan vastuuhenkilölle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. Tarvittaessa rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla rekisterinpitäjälle tätä koskevan lisäselvityksen.

Oikeus tietojen poistamiseen

Mikäli henkilötietoja ei tarvita tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettuun tarkoitukseen, rekisteröity on peruuttanut suostumuksen, johon tietojen käsittely on perustunut, tai rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua rekisteristä.

10. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä sivustolla. Suosittelemme, että tutustut Tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

11. YHTEYSTIEDOT

Keräämiemme henkilötietojen rekisterinpitäjä on FLOY Oy. Yhteyshenkilö rekisterinpitoa ja henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on Tommi Hämäläinen. Voit lähettää tähän Tietosuojaselosteeseen liittyvät tiedustelut sähköpostiosoitteeseen tommi.hamalainen@floy.fi.

FLOY Oy palkka- ja henkilöstöhallinnon tietosuojaseloste

1. REKISTERIN PITÄJÄ

FLOY Oy
Vaskihuhdantie 1-3 B14
00740 Helsinki
Y-tunnus: 2759704-6
puh. 040 4149496

2. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Tommi Hämäläinen
FLOY Oy
Vaskihuhdantie 1-3 B14
00740 Helsinki
Y-tunnus: 2759704-6
puh. 040 4149496
tommi.hamalainen@floy.fi

3. REKISTERIN NIMI

FLOY Oy:n palkka- ja henkilöstöhallinnon rekisteri.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS/ REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

  • Henkilön yksilöintitiedot (henkilön nimi + virallinen nimi + entinen nimi), henkilötunnus, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumerot, työsuhteen alkupäivämäärä, äidinkieli ja kansalaisuus
  • Kustannuspaikkatiedot
  • Palkkatiedot
  • Vero- ja pankkitiedot
  • Palkkatapahtumatiedot
  • Työmatkatiedot (matkakulut, matkan tarkoitus yms.).

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

  • Nimi-, osoite- ja muut muutokset päivitetään henkilön omasta ilmoituksesta
  • Toisista järjestelmistä, kuten myyntilaskutus (Validius) ja palkanlaskenta ja kirjanpito

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja luovutetaan ainoastaan lain ja säädösten mukaisesti mm. seuraavasti:
  • Verottajalle (verottajan vaatimat tiedot)
  • Ulosottoviranomaisille (perityt ulosotot)
  • Tilastokeskukselle (ei yksilötason tietoja)
  • Vakuutusyhtiölle (vakuutukseen liittyvät tiedot ja vuosi-ilmoitukset)
  • Kansaneläkelaitokselle (tarvittavat poissaoloihin liittyvät tiedot)
  • Viranomaiselle esim. palkkatukeen liittyvät tiedot
  • Työterveyshuoltoon
  • Henkilölle itselleen (palkkalaskelma, palkkatodistus). Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

8. REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT JA SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Kaikkia käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteristä voidaan tarvittaessa ottaa paperitulosteita, jotka tuhotaan käyttötarpeen päätyttyä.

Sähköinen aineisto
  • Visma Fivaldi (henkilöstö- ja palkkahallinto)
  • Validius (myyntilaskutus)
  • Tilaajavastuu (Valttikortit)

Rekisterit on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, sekä erilaisin teknisin suojauksin. Henkilöstöhallinnon ohjelmien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat luovutetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien perusteella ja se päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus pyynnöstään saada Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan vastuuhenkilölle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. Tarvittaessa rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla rekisterinpitäjälle tätä koskevan lisäselvityksen. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan vastuuhenkilölle.

10. MUUT MAHDOLLISET OIKEUDET

Rekisterissä havaittu virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto voidaan oikaista/ poistaa myös oma- aloitteisesti. Rekisterinpitäjä käyttää rekisterin tietoja henkilöstön johtamisen välineenä sekä erilaisissa raporteissa, suunnitelmissa ja tilastoinneissa. Yksilötason tietoja ei näissä käyttötarkoituksissa selviä.